「売上の一覧をみんなで更新しているんですが、昨日入れた数字が消えていたんです。誰が消したのかも分からなくて……」——ホームページの打合せの最後に、こんなご相談をいただくことがあります。原因の多くは、同じExcelファイルを、それぞれが自分のパソコンで開いて上書きしていることです。今回は、社内でExcelを共有するときに事故を防ぐ5つのことをお話しします。
よくある3つの事故
Excelの共有で起きる事故は、だいたい次の3つです。
- 上書きで消える：2人が同じファイルを開き、あとから保存した人の内容で、先に保存した人の入力が消える
- どれが最新か分からない：メールで回したり、パソコンにコピーしたりするうちに、「_最新」「_最新2」「_確定版」が増えていく
- 壊れた・戻せない：並べ替えや貼り付けを間違えて保存してしまい、元に戻せない
どれも、ファイルの置き場所と、共有のしかたを決めていないことから起きます。
1. ファイルは「1か所」に置き、コピーを配らない
いちばん大事なのは、みんなで使うファイルは1か所にだけ置くことです。メールに添付して回したり、自分のパソコンにコピーして編集したりすると、その時点でファイルが2つになり、どちらが正しいのか分からなくなります。
- メールではファイルではなく、置き場所（リンク）を送る
- デスクトップにコピーして編集しない。置き場所のファイルを直接開く
- ファイル名に「最新」「確定」を付けない。最新は「置き場所にある1つ」だけと決める
2. 置き場所はOneDriveかSharePointにする
Microsoft 365を使っているなら、共有するExcelはOneDriveかSharePointに置くのがおすすめです。ここに置いたファイルは複数の人が同時に開いて編集できる（共同編集）ので、「誰かが開いているから保存できない」「上書きで消えた」が起きにくくなります。
社内のサーバー（共有フォルダ）に置く方法もありますが、こちらは同時に編集できる人は1人だけが基本です。2人目は「読み取り専用」で開くことになり、そこで別名保存すると、またファイルが2つに増えてしまいます。
3. 「自動保存」をオンにしておく
OneDriveやSharePointのファイルをExcelで開くと、画面の左上に「自動保存」のスイッチが出ます。これがオンになっていると、入力した内容が数秒ごとに保存され、ほかの人の変更もほぼリアルタイムで反映されます。
- 共同編集をするときは、全員が自動保存をオンにする
- 自動保存はパソコンの中（ローカル）のファイルでは使えない。灰色でオンにできないときは、置き場所を確認する
- 大きな並べ替えや置換の前は、「ファイル」→「コピーを保存」で控えを取ってから作業すると安心
4. 戻し方を知っておく（バージョン履歴）
OneDriveやSharePointに置いたファイルは、過去の状態が「バージョン履歴」として残っています。間違えて消してしまっても、慌てずに戻せます。
- Excelで「ファイル」→「情報」→「バージョン履歴」を開くと、過去の版が一覧で出る
- 古い版を開いて中身を確かめ、「復元」で元に戻せる。必要な部分だけコピーしてもよい
- 復元すると、その版より後の変更は消える。ほかの人が編集していないときに行う
「戻せる」と知っているだけで、共有ファイルを触るときの不安がずいぶん減ります。担当者だけでなく、使う人全員に一度やり方を見せておくのがおすすめです。
5. 誰がどこを入力するかを決める
共同編集ができても、同じセルを2人が同時に書き換えると、どちらかの入力が残りません。事故を防ぐには、道具よりも使い方の決めごとが効きます。
| 決めること | 例 |
|---|---|
| 入力する場所 | 担当者ごとにシートを分ける。または行の範囲を決める |
| 触ってはいけない場所 | 計算式の列・集計のシートは、担当者以外は変えない（シートの保護も使える） |
| 管理する人 | 列の追加や形の変更は、管理する人1人がまとめて行う |
| 締め切り | 「毎月5日までに入力、6日に集計」のように、集計の前に入力を止める日を決める |
人数が少ない会社ほど、「なんとなく全員が全部を触れる」状態になりがちです。A4で1枚の決めごとを作って、ファイルの1枚目のシートに貼っておくだけでも効果があります。
私達の現場から
私達も、制作の進み具合や問い合わせの管理に共有のExcelを使っています。以前は「最新版」がいくつもできてしまうことがありましたが、置き場所を1か所にして、メールではリンクだけを送るようにしてから、ファイルの取り違えはほとんどなくなりました。
ホームページのことはもちろん、社内のちょっとしたパソコンの使い方やファイルの置き場所のことも、お気軽にご相談ください。
まとめ
- Excelの事故は「上書きで消える」「どれが最新か分からない」「戻せない」の3つ
- ファイルは1か所に置き、メールではリンクを送る。コピーを配らない
- 置き場所はOneDriveかSharePoint。自動保存をオンにすれば、同時に編集できる
- 間違えてもバージョン履歴から戻せる。やり方を全員に見せておく
- 誰がどこを入力するかを決めて、A4で1枚にまとめておく