「会議の議事録をAIで作れるって聞いたんですが、うちみたいな小さな会社でも使えますか？」——ホームページの打合せの最後に、よくいただく質問です。答えは「使えます。しかも、いま使っている会議ツールで始められることが多い」です。ただし、便利な分だけ、始める前に決めておきたいことがあります。今回はその4つをお話しします。
AIの議事録は「録音→文字起こし→要約」の3段階
AIで議事録を作るしくみは、ざっくり言うと次の3段階です。
- 録音：会議の音声を記録する
- 文字起こし：話した言葉を、そのまま文字にする（誰が話したかも分かる）
- 要約：AIが文字起こしを読んで、「決まったこと」「次にやること」などにまとめる
1時間の会議でも、文字起こしと要約は数分でできあがります。「会議のあとに、思い出しながら議事録を書く」時間がほとんどなくなるのが、いちばんの効果です。
いま使っている会議ツールで始められます
新しいサービスを契約する前に、手元のツールに文字起こしの機能が付いていないかを確かめてみてください。
| ツール | 文字起こしの機能 | 保存される場所 |
|---|---|---|
| Microsoft Teams | 会議中に開始できる。始まると参加者全員に通知される | 会議を開いた人のOneDrive |
| Google Meet | Google Workspaceの一部のプラン（Business Standard以上など）で使える。日本語に対応 | 会議を開いた人のGoogleドライブ |
どちらも、会社で契約しているアカウントの中に記録が残るのが良いところです。対面の会議なら、スマートフォンやパソコンで録音し、会社で使っているAIに文字起こしと要約をさせる方法もあります。
決めておくこと1：録音することを、最初に伝える
いちばん大事なのは、会議の最初に「記録のために録音（文字起こし）します」と伝えて、了解をもらうことです。黙って録音していたことが後から分かると、内容に問題がなくても信頼を失います。
社内の会議でも同じです。「何のために録音するのか」「議事録を作ったら録音はどうするのか」を一言添えると、話す側も安心します。
決めておくこと2：お客様の情報が入る会議の扱い
お客様との打合せには、名前・住所・電話番号・金額などが当たり前のように出てきます。その録音や文字起こしを、社員が個人で登録した無料のAIサービスに入れてしまうと、会社の外に情報が出ていくことになります。
- お客様との会議は、会社で契約しているツールだけで記録する
- 個人のアカウントや、使い方の分からない無料サービスには入れない
- 入力した内容がAIの学習に使われる設定になっていないかを確かめる
国の個人情報保護委員会も、生成AIに個人情報を入れるときの注意を呼びかけています。社内のAIの使い方のルールづくりは、以前の記事「社内のAI利用ルール、まだ「なんとなく」ですか。A4で2枚から始める6項目」もあわせてご覧ください。
決めておくこと3：AIの要約は、人が確かめてから送る
AIの文字起こしと要約は便利ですが、間違いが混ざります。特に間違えやすいのは次の4つです。
- 人の名前・会社名・商品名（聞き慣れない言葉ほど間違える）
- 金額と数字（「15万」と「50万」など）
- 日付と期限（「来週の金曜」が何日なのか）
- 誰がやるのか（「やっておきます」の主語が抜ける）
議事録をお客様や社内に送る前に、会議に出ていた人が必ず読み直す。このひと手間だけは省かないでください。精度を上げるコツは、会議の最後に「今日決まったことは○○と○○です」と口に出して確認することです。AIがその部分を拾いやすくなり、要約がぐっと正確になります。
決めておくこと4：置き場所と、残しておく期間
録音・文字起こし・要約の3つが、会議のたびに増えていきます。どこに置いて、いつまで残すのかを決めておかないと、あとで探せなくなったり、辞めた社員のアカウントに残ったままになったりします。
- 要約（議事録）は、案件やお客様ごとの共有フォルダに置く
- 録音と文字起こしの全文は、見られる人を限る。議事録を確定したら一定期間で消すと決めておく
- 会議を開いた人のフォルダに保存されるツールでは、担当者が替わるときの引き継ぎも忘れずに
私達の現場から
私達も、ホームページ制作の打合せの内容を整理するのにAIの文字起こしを使っています。そのときに決めているのは、「録音することを最初に伝える」「会社のアカウントだけで記録する」「お送りする前に担当者が読み直す」の3つです。打合せのあとに「言った・言わない」で困ることが、ずいぶん減りました。
AIの使い方や、ホームページ・社内のちょっとしたIT環境のことも、お気軽にご相談ください。
まとめ
- AIの議事録は録音→文字起こし→要約。議事録を書く時間がほとんどなくなる
- Teams・Google Meetなど、いま使っているツールで始められることが多い
- 始める前に4つを決める：①録音することを最初に伝える ②お客様の情報は会社のツールだけで ③要約は人が確かめてから送る ④置き場所と残す期間
- 会議の最後に決まったことを口に出して確認すると、要約が正確になる