「見積書を作るのに毎回時間がかかるんです。AIに作ってもらえませんか？」——先日、ホームページのご相談のついでに、こんな質問をいただきました。答えは「半分は任せられます。でも、もう半分は任せてはいけません」です。見積書のなかには、AIが得意なところと、人が責任を持つべきところがはっきり分かれています。今回は、その分け方をお話しします。
見積書に時間がかかるのは「数字」より「言葉」
見積書づくりで手が止まるのは、意外と金額を出すところではありません。「この作業には何が含まれて、何が含まれないのか」をお客様に分かる言葉で書くところです。
- 作業内容の説明（専門用語をどう言い換えるか）
- 前提条件（「写真はご支給」「修正は2回まで」など）
- 含まれないもの（「サーバー代は別」「現地調査は別途」など）
- 見積書を送るメールの文面
ここは、AIがいちばん得意な「文章を整える」仕事です。箇条書きのメモを渡せば、読みやすい説明文に直してくれます。
AIに任せてよいこと・任せてはいけないこと
| 見積書の部分 | AIに頼めること | 人がやること |
|---|---|---|
| 作業内容の説明 | メモを分かりやすい文章に直す・言い回しをそろえる | 内容が実際の作業と合っているか確かめる |
| 前提条件・含まないもの | 書き漏れがないか、項目の候補を出してもらう | どれを載せるか決める |
| 金額・数量・単価 | 頼まない | 自社の単価表から入れる。計算は表計算ソフトで |
| 値引き・納期・支払い条件 | 頼まない | 会社として約束できる内容を決める |
| 送付メール | 下書きを作る | 宛名・日付・添付を確かめて送る |
ポイントは「言葉はAI、数字は人」です。AIはもっともらしい金額や日付を書いてしまうことがあり、計算を間違えることもあります。金額の欄は空欄のまま下書きを作らせ、数字は人が入れる——この線を引いておくと、安心して使えます。
入れてはいけない情報
見積書には、外に出してはいけない情報がたくさん入っています。AIに文章を頼むときは、次のものを入れないか、置き換えてから渡します。
- お客様の会社名・氏名・住所・電話番号 → 「A社」「お客様」に置き換える
- 原価・仕入れ値・利益 → そもそも文章づくりには要りません
- 他社の見積の内容や金額 → 入れない
あわせて、会社で決めたAIだけを使うこと、入力した内容がAIの学習に使われる設定になっていないかを確かめることも大切です。社内での使い方の決め方は、以前の記事「社内のAI利用ルール、まだ「なんとなく」ですか。A4で2枚から始める6項目」もご覧ください。
今日から試せる3つの手順
- よく使う説明文をAIで整えて「ひな形」にする
過去の見積書から、作業内容の説明や前提条件の文章を集め、AIに「お客様に分かりやすく、短く」直してもらいます。できた文章は社内で読み合わせて、ひな形として保存します。 - 案件ごとに「条件メモ」を書いて下書きさせる
「ホームページ5ページ・写真はお客様支給・スマホ対応・公開後の修正は1か月」のように、名前や金額を除いた条件だけを箇条書きにして渡します。ひな形の言い回しに合わせて、説明文を下書きしてもらいます。 - 数字を入れて、別の人が読み直す
金額・数量・納期は人が入れ、送る前に作った人とは別の人が一度読みます。AIの文章に、実際にはやらない作業が書かれていないかも、ここで確かめます。
この3つだけで、「説明文を一から考える時間」がほとんどなくなります。しかも、担当者によって書き方がばらばらだった見積書が、同じ言葉でそろうようになります。
私達の現場から
私達も、ホームページ制作のお見積りで、作業範囲の説明文や前提条件の下書きにAIを使っています。金額は、トップページに載せている料金表と作業の量から担当者が決めて入れます。AIに書かせるのは、あくまで「何をして、何をしないか」を伝える文章だけです。
説明が分かりやすくなったことで、「この作業は含まれていますか？」というお問い合わせが減りました。見積書は、金額だけでなく言葉で信頼をつくる書類でもあります。AIの使い方や、ホームページのことも、お気軽にご相談ください。
まとめ
- 見積書で時間がかかるのは、金額より「何が含まれるか」を説明する言葉
- 言葉はAI、数字は人。金額・数量・値引き・納期はAIに決めさせない
- お客様の名前・原価・他社の見積は入れないか置き換える。会社で決めたAIだけを使う
- 手順は3つ：①説明文をひな形にする ②条件メモで下書き ③数字を入れて別の人が読み直す